Emissione, normativa e registrazione della ricevuta fiscale

Tutti coloro che sono in possesso di Partita Iva, ma risultano esentati dall'obbligo di emettere fattura, sono tenuti comunque a rilasciare ricevuta oppure scontrino fiscale. È bene precisare che, se richiesto dal cliente, la fattura va comunque rilasciata, come previsto dall'articolo 12, al comma 2, della legge n° 413/91. Per chi fosse interessato ad approfondire l'argomento consigliamo la nostra guida agli adempimenti fiscali e contabili.

Cos'è la ricevuta fiscale e come funziona

In una transazione commerciale è necessario certificare il pagamento di un bene ceduto da una parte all'altra. In genere in questi contesti si emette fattura, ma esistono delle categorie che vengono esentate dall'obbligo di fatturazione e che quindi possono limitarsi ad emettere un documento più semplice, appunto la ricevuta fiscale o in altri casi un semplice scontrino. Nel caso di transazione tra privati viene invece rilasciata una ricevuta non fiscale, di cui parleremo più avanti nell'articolo.

Chi la può emettere

Una delle domande che maggiormente ci si pone quando si apre una Partita Iva è la seguente: Devo emettere ricevuta fiscale o fattura?. In effetti a questa domanda abbiamo già risposto nel nostro articolo sulla fatturazione, dove abbiamo elencato anche le categorie esentate dall'emissione di questo fondamentale documento contabile, proprio quelle che devono invece rilasciare una ricevuta fiscale o in alternativa lo scontrino. L'articolo 22 del D.P.R. n° 633/72 stabilisce che nei seguenti casi è possibile evitare di emettere fattura, se non richiesto espressamente dal cliente. Quindi vediamo quando va emessa una ricevuta fiscale, rimandandovi anche alla nostra guida alla Partita Iva per approfondimenti su questo fondamentale adempimento contabile e fiscale, oltre ovviamente a tutte le informazioni su come aprirla.

  • Commercianti al minuto
  • Cessioni di beni in locali aperti al pubblico, spacci interni, con l'utilizzo di apparecchi per la somministrazione automatica, presso il domicilio del cliente, per corrispondenza o in ultimo mediante attività ambulante.

  • Alberghi, alimenti e bevande
  • Si può emettere semplicemente ricevuta fiscale nel caso di prestazioni alberghiere e per la somministrazione di alimenti e bevande in vari ambiti, come quello dei pubblici esercizi, distribuzione automatica e mense aziendali.

  • Trasporto
  • Di persone, bagagli e veicoli.

  • Prestazioni di servizi
  • In questo caso deve trattarsi di servizi erogati in locali aperti al pubblico, presso il domicilio del cliente e in forma ambulante.

  • Gestione di titoli
  • Amministrazione e custodia di titoli e per qualunque altro servizio da società finanziare, istituti di credito, fiduciarie e così via.

  • Operazioni esenti da Iva
  • L'articolo 10 del D.P.R. 633/72 elenca una serie di operazioni esenti da Iva e che quindi danno la facoltà di rilasciare ricevuta fiscale invece della fattura.

  • Agenzie viaggi e turismo
  • Tutti i servizi resi da questo tipo di attività d'impresa possono limitarsi ad emettere ricevuta fiscale (escursioni, gite turistiche, visite alle città e così via).

Va precisato che l'emissione di una ricevuta fiscale non è obbligatoria nel caso in cui venga emessa fattura immediata, in presenza di un DDT (Documento Di Trasporto) o in presenza di documenti di consegna che permettano l'emissione di una fattura differita.

Compilazione della ricevuta fiscale

Vediamo adesso quali sono le caratteristiche principali di questo documento contabile. Facciamo l'elenco dei principali argomenti di cui ci occuperemo in questa parte dell'articolo, che poi non sono altro che la sintesi della normativa che riguarda l'emissione di una ricevuta fiscale e tutte le operazioni relative alla sua gestione.

  • Quale copia va al cliente e quale tenere
  • Cosa deve contenere una ricevuta fiscale (dati obbligatori)
  • Come e per quanto tempo si deve conservare

Gestione delle copie e adempimenti Iva

L'originale della ricevuta fiscale va consegnata al cliente, mentre il soggetto emittente conserverà una copia del documento. Quest'ultima dovrà essere consegnata al proprio commercialista ai fini della tenuta della contabilità e degli adempimenti Iva, che nelle ricevute fiscali viene incorporata nel costo finale. Se volete saperne di più sull'Imposta sul valore aggiunto vi consigliamo la nostra guida all'Iva, dove troverete informazioni sul calcolo di quest'onere finanziario, la differenza tra esigibilità immediata e differita e quando si paga. A questo proposito vi può interessare anche l'articolo sul ravvedimento operoso, vale a dire la possibilità di pagare in ritardo un tributo, in questo caso proprio l'Iva, pagando un interesse decisamente inferiore alle sanzioni previste nel caso in cui ci sia un controllo dell'Agenzia delle Entrate.

Contenuto

Bene, vediamo adesso l'elenco degli elementi obbligatori che vanno inseriti in una ricevuta fiscale. La legge, la normativa sarebbe meglio dire, parla chiaro ed è bene attenersi scrupolosamente alle indicazioni su cosa deve contenere una ricevuta fiscale in modo da non incorrere in problemi con l'Agenzia delle Entrate.

  • Numerazione
  • Come qualsiasi altro documento contabile anche la ricevuta fiscale va numerata con metodo progressivo per ogni anno solare.

  • Data di emissione
  • Quella in cui si riceve il pagamento per il bene ceduto o per la prestazione erogata.

  • Dati emittente
  • È obbligatorio inserire i dati della propria attività: nome, cognome, ragione sociale (se esistente), codice fiscale, Partita Iva, indirizzo. Non è necessario inserire i dati del cliente (chi paga il corrispettivo).

  • Descrizione
  • I beni ceduti o la prestazione erogata vanno descritti attentamente e ne va indicata anche la quantità.

  • Importo comprensivo di Iva
  • Va indicato l'importo totale al lordo dell'Iva. Ricordiamoci che nelle ricevute fiscali l'Iva viene incorporata nel costo totale.

  • Prestazioni esenti da Iva
  • È il caso per esempio dei medici. Questi ultimi non sono tenuti al pagamento dell'Iva per le loro prestazioni, ma devono apporre sulla ricevuta fiscale una marca da bollo di due euro. Il costo della marca da bollo è in genere a carico dell'emittente, ma la normativa consente anche di addebitarlo al cliente.

Conservazione

In effetti la normativa non indica regole dettagliate per la conservazione delle ricevute fiscali nè il luogo dove archiviarle. In genere anche questo adempimento contabile segue le regole generali sulla conservazione dei documenti fiscali contenute all'interno dell'articolo 39, ultimo comma, del D.P.R. 633/72. Comunque, per buona norma, meglio conservare le ricevute fiscali per 10 anni, come si è tenuti a fare con le fatture.

Emissione, Iva e registrazione

Il momento in cui va rilasciata una ricevuta fiscale dipende da una serie di condizioni che analizzeremo a breve, lo stesso dicasi per la liquidazione dell'Iva. Della normativa sulla registrazione parleremo alla fine di questo paragrafo.

Quando va emessa la ricevuta fiscale e gestione dell'Iva

Quello che fa la differenza, da questo punto di vista, è il momento in cui avviene il pagamento del corrispettivo da parte del cliente, oltre naturalmente ad alcune distinzioni a seconda che si tratti della cessione di un bene o della prestazione di un servizio. Vediamo di fare chiarezza sull'argomento.
La ricevuta fiscale va rilasciata precedentemente al momento in cui si consegna un bene o si completa un servizio. Nel primo caso però, una volta completata la consegna del bene, non è necessario rilasciare una seconda ricevuta per il pagamento, in quanto l'Erario fa affidamento alla data della consegna per quanto riguarda l'esigibilità dell'Iva. Nel caso di prestazione di servizi, invece, l'Iva diventa esigibile dal fisco solo quando il committente l'ha effettivamente versata al prestatore, quindi è necessario in questo caso procedere nel modo seguente:

  • La ricevuta fiscale va emessa solo quando il servizio viene erogato definitivamente
  • Va indicato nella ricevuta che il pagamento non è ancora avvenuto (così da evitare di pagare l'Iva anticipatamente)
  • Una volta ricevuto il pagamento si può emettere una seconda ricevuta con un chiaro riferimento alla prima

Registro corrispettivi

Nel momento in cui si emette ricevuta fiscale con la dicitura "corrispettivo non pagato" la stessa non deve essere annotata nel registro dei corrispettivi, operazione che va svolta solo nel momento in cui si incassa il pagamento. A questo punto, come detto precedentemente, dovrà essere emessa una seconda ricevuta con applicata l'aliquota Iva relativa e questa si dovrà essere annotata nel registro dei corrispettivi. In questo modo la liquidazione dell'Iva corrisponderà al periodo reale di incasso e non di certificazione, evitando quindi di pagarla anticipatamente. La registrazione nei registri Iva deve avvenire entro il giorno 15 del mese successivo a quello di riferimento.

Altre informazioni sulla ricevuta fiscale

Completiamo il nostro articolo con alcune informazioni aggiuntive che possono risultare utili ai nostri lettori, a seconda della categoria di appartenenza.

  • Sanzioni per mancata emissione
  • Nel caso in cui non si proceda all'emissione della ricevuta fiscale come stabilito per legge, il legislatore ha stabilito una serie di sanzioni amministrative e penali, ma solo per il mancato emittente. Nella sostanza il cliente non incorre in nessuna sanzione. Dal punto di vista amministrativo è prevista una sanzione che va dal 100 al 200% dell'Iva relativa al corrispettivo che risulta non registrato. Lo stesso se in fase di registrazione abbiamo indicato un'imposta inferiore a quella effettivamente dovuta. La sanzione penale, che prevede la reclusione da 18 mesi a 6 anni, viene applicata nel caso di emissione di documenti per operazioni inesistenti.

  • Ricevuta non fiscale
  • Nel caso di una transazione commerciale tra privati non in possesso di Partita Iva è possibile l'emissione di una ricevuta non fiscale, che quindi non è obbligatoria. Nella sostanza questo documento certifica l'avvenuto pagamento del bene e prevede l'applicazione di una marca da bollo di 2 euro.

  • Regime forfettario
  • Sulle ricevute fiscali emesse da parte di chi aderisce al regime forfettario 2019 non si deve incorporare l'Iva, esattamente come avviene per le fatture. Quindi non si può addebitare l'Iva a titolo di rivalsa.

  • Con ritenuta d'acconto
  • Nell'ambito del lavoro autonomo occasionale è comune l'emissione di una ricevuta con ritenuta d'acconto. Le prestazioni occasionali, che non possono superare il compenso massimo di 5.000 euro all'anno, sono infatti soggette ad una ritenuta alla fonte. All'interno della ricevuta vanno inseriti obbligatoriamente alcuni dati, come la descrizione dell'attività prestata, l'importo lordo del compenso pagato, il valore della ritenuta d'acconto, che corrisponde al 20% del compenso ricevuto, l'importo netto (lordo meno la ritenuta d'acconto).

  • Detrazione Iva
  • Le spese sostenute per svolgere la propria attività lavorativa possono essere detratte dall'Iva a condizione che si sia in possesso di adeguata documentazione, quindi fattura con Partita Iva o ricevuta fiscale intestata, vale a dire che riporti i propri dati e il codice fiscale (lo stesso dicasi in caso di scontrino).

  • Ricevuta fiscale negativa
  • Si usa nel caso di rimborso o ritiro della merce ceduta al cliente. Va emessa una ricevuta con la dicitura "rimborso per restituzione vendita" e deve essere inoltre indicato il numero identificativo della pratica di reso.

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